Microsoft Office Access 2007, профессиональная система управления базами данных. В данном случае идет речь о реляционной базе данных, сформированной на основе таблиц с данными, между которыми устанавливаются связи.

Если до сих пор вы имели дело с программами, используемыми для создания и обработки текста, электронных таблиц и презентаций, т.е. традиционными “офисными”приложениями, то теперь мы научимся работать с программой, которая позволит формировать приложения, которые прежде могли создавать только профессиональные программисты. Конечно, возможности СУБД Access уступают возможностям такого инструмента профессионального разработчика баз данных, как Oracle, но все же их вполне достаточно для создания “офисных”баз данных.
Благодаря подобным базам вы получите возможность накапливать и систематизировать самую различную информацию, искать и сортировать объекты в соответствии с выбранными критериями, создавать формы для ввода данных, а также генерировать на основании имеющихся записей изысканно оформленные отчеты.
Любая база данных представляет собой набор структур, предназначенных для хранения больших объемов информации, а также совокупность программных модулей, осуществляющих управление данными. Под управлением данными подразумевается выборка, сортировка, вывод, а также иные подобные действия.
Информация, закодированная в базе данных, фактически находится в составе одной таблицы либо целого набора подобных объектов. Таблицы представляют собой набор последовательно расположенных записей одного типа —строки таблицы. Пользователи вольны распоряжаться строками таблицы по своему усмотрению —могут добавлять, удалять или изменять их. Структура записи представляет собой совокупность именованных полей, которые могут включать произвольную информацию. Так, вы можете закодировать в таблице базы данных такие простейшие сведения, как ваш табельный номер, в соответствии с которым начисляется зарплата в бухгалтерии, а можете хранить такие сложные структуры данных, как иллюстрированное описание процесса изготовления атомной бомбы. Учитывая, что последняя информация считается особо секретной, вы можете скрыть ее от взора чрезмерно любопытных пользователей, получая к ней эксклюзивный доступ на правах администратора базы данных. Если в состав различных записей входят поля, имеющие один и тот же тип, они формируют столбец таблицы.
Записи, относящиеся к одной таблице, как правило, включают связи с данными иной таблицы. Так, например, таблица, включающая штатное расписание сотрудников, может быть связана с таблицей, содержащей сведения о штатных окладах и начисленных премиях. При этом мы имеем дело с таким понятием, как связь в базе данных.
Существует целый набор структур баз данных, с помощью которых обрабатываются сведения, находящиеся в таблицах. Так, например, используя формы, вы сумеете осуществлять форматированный ввод визуальной информации. Используя заранее созданные запросы, проводится выборка данных, отвечающих заранее определенным условиям.
Отчеты предназначены для вывода отформатированного перечня записей, включающего заголовки на различных уровнях.
Схема базы данных —это структура связей между полями и таблицами.
Прежде чем перейти к рассмотрению работы в Microsoft Office Access 2007, рассмотрим общие вопросы, имеющие отношение ко всем базам данным. Без знаний подобной теории невозможно двигаться дальше —т.е. проектировать базы данных, с помощью которых проводится хранение и обработка информации.

Основы баз данных
Как и в любой другой СУБД, в Microsoft Office Access 2007 данные организуются в форме таблиц, представляющих собой наборы строк и столбцов. Простейшая база данных, например, список сотрудников вашего отдела, может включать единственную таблицу. Другие реальные базы данных являются более сложными и содержат несколько таблиц. Так, например, к таблице со списком сотрудников может быть добавлена таблица, включающая перечень занимаемых ими должностей, а также величину должностных окладов. Пример более сложной базы данных вы можете видеть на 6.2.
Как упоминалось выше, строки, образующие таблицы, называются также записями, а столбцы таблицы именуются полями. Как видите, записи хранят полные сведения о каком-либо объекте, а поле является минимальной структурной единицей, входящей в состав записи. Так, например, в состав записи, включающей сведения о сотрудниках, могут входить отдельные поля, в которые вводится имя, год рождения, место проживания каждого отдельного сотрудника.

Методы проектирования баз данных
Итак, вы уже получили начальные сведения о структуре баз данных. Но этого недостаточно для создания более или менее сложных баз данных, поэтому продолжим изучение теории.
Процесс создания базы данных, как, впрочем, любой другой производственный процесс, основан на определенных принципах. Давайте подробнее остановимся на описании этих принципов.
Во-первых, при создании базы данных следует исключать повторяющиеся данные, поскольку они занимают дефицитное место на диске, замедляют скорость вычислений, а также повышают вероятность возникновения совершенно ненужных ошибок.
Во-вторых, корректное функционирование базы данных возможно только в том случае, если вы поставляете ей правильные и полные данные. Если это условие не выполняется, отчеты, агрегирующие данные, будут выводить некорректную информацию. Это может привести к тому, что парализуется вся работа вашей организации, топ - менеджеры которой привыкли принимать решения на основе сведений, включенных в отчеты.
Поэтому в процессе проектирования базы данных следует придерживаться следующих рекомендаций:
распределяйте данные по отдельным таблицам для сокращения объема повторяющихся данных;
поддерживайте и отслеживайте точность и целостность данных;
сохраняйте единство требований к обработке данных и созданию отчетов.
В процессе разработки базы данных придерживайтесь следующих правил.
1. Определите цели создания базы данных.
2. Осуществляйте поиск и структуризацию необходимых данных —собирайте данные, которые будут сохранены в базе данных, например, информацию о сотрудниках вашей фирмы.
3. Распределите данные по различным таблицам —распределите разнородную информацию по категориям, например, “сотрудники бухгалтерии”или “производственного отдела”. Для каждой такой группы создается отдельная таблица.
4. Выполните преобразование элементов данных в столбцы. Для этого следует определить, какие данные будут храниться в каждой таблице. При этом каждая структурная единица данных будет введена в отдельное поле и станет столбцом таблицы. Например, таблица “Сотрудники”может включать такие поля, как “Фамилия”и “Место проживания”.
5. Для каждой таблицы определите первичные ключи. Роль первичного ключа играет столбец таблицы, позволяющий однозначным образом определять каждую запись, например, табельный номер сотрудника.
6. Определите требуемые связи между таблицами. Для этого следует проанализировать все таблицы и определить, каким образом данные одной таблицы связаны с данными других таблиц. Добавьте в таблицы поля или создайте новые таблицы, требуемые для формирования необходимых связей.
7. Оптимизируйте структуру созданной вами базы данных, проверив ее на предмет наличия ошибок. Проще всего выявлять ошибки на основе практических примеров. Добавьте записи, включающие реальные данные, проанализировав полученные при этом результаты. Внесите в структуру базы данных необходимые изменения.
8. Воспользуйтесь правилами нормализации для проверки корректности структуры таблиц. Внесите в таблицы необходимые изменения, если возникнет в необходимость в этом.
А теперь рассмотрим подробнее применение этих правил на практике.

Цель создания базы данных
Все наши действия, а порой и бездействие, преследуют определенную цель. Не является исключением из этого правила процесс создания базы данных. Естественно, что начинать его нужно “на бумаге”.
Сформулируйте и опишите понятным языком цель создания базы данных.
Если вы создаете базу данных небольшого размера, то и определение цели ее создания будет простым и компактным. Так, например, оно может звучать следующим образом: “База данных сотрудников включает сведения о сотрудниках нашей фирмы, а ее назначение —получение оперативной справки для связи с конкретным сотрудником”.
Если же создается корпоративная база данных, ориентированная на огромное количество пользователей, описание цели создания базы данных будет более сложным. В частности, оно может включать время и способы использования базы данных различными пользователями.
Независимо от типа создаваемой базы данных стремитесь к тому, чтобы описание цели создания было подробным и понятным, помогало в процессе проектирования. Если вы этого достигнете, сможете выполнить поставленные цели и “не потеряться в тумане”.

Поиск и структуризация данных
Действия по поиску необходимых данных и их структуризации рекомендуется начинать с фиксации имеющихся у вас сведений. Например, вы можете выписать заказы из журнала диспетчера либо сведения из счетов - фактур за последний месяц. Соберите все требуемые документы, после чего составьте перечень используемых типов данных.
В соответствии со способом определения ключи делятся на логические и суррогатные. Последние определяются программистом.
Для определения логического первичного ключа следует выбрать поле, которое естественным образом определяет запись в базе данных. Если это в силу каких-то причин невозможно, определяют суррогатный ключ,
представляющий собой дополнительное поле базы данных, “назначенное”на роль ключа.

Определение связей между таблицами
После того как распределение данных по таблицам завершено, необходимо получить возможность объединять их. На этом этапе используются связи между таблицами.
Уже упоминалось, что Access 2007 —это реляционная СУБД. В базах данных этого типа происходит распределение данных по отдельным таблицам, для объединения которых применяются связи. Рассмотрим их подробнее.

Структура рабочего экрана Access 2007
В соответствии с нашей сложившейся практикой начнем изучение новой программы Office 2007 с рассмотрения рабочего экрана.
В верхней части экрана находятся лента, вкладки которой содержат команды для работы с базами данных.
Режим таблицы. На этой вкладке находятся команды, предназначенные для работы с таблицами.

Главная. Здесь “прописаны”основные команды, обеспечивающие поиск, фильтрацию, сортировку, работу с записями таблиц, а также выбор представления данных, операции с буфером обмена и настройка параметров шрифта.
Создание. Как и следует из названия, на этой вкладке находятся команды, обеспечивающие создание основных структурных элементов базы данных —таблиц,
Внешние данные. Команды, находящиеся на этой вкладке, обеспечивают организацию импорта - экспорта данных, а также позволяют организовать сбор данных.
Работа с базами данных. Команды, помещенные на этой вкладке, обеспечивают поддержку созданных баз данных, а именно доступ к макросам, отображение - сокрытие различных элементов баз данных, перемещение данных, а также другие операции в рамках поддержки баз данных. В нижнем правом углу рабочего экрана находятся кнопки режимов просмотра. Изначально выбран режим таблицы, но вы можете переключиться в режим конструктора, подробнее о котором мы поговорим в следующих разделах главы.
В левой части рабочего экрана находится так называемая Область переходов, которая появилась в версии Access 2007, поэтому заслуживает более подробного рассмотрения.
Область переходов
По умолчанию область переходов отображается при открытии базы данных в Access 2007, заменяя окно базы данных, использовавшееся в более ранних версиях Microsoft Access. Если для выполнения определенной задачи в предыдущей версии Access предназначалось окно базы данных, в новой версии используется область переходов. Например, если нужно выполнить отчет или ввести данные непосредственно в новую строку, следует открыть таблицу из области переходов.
В новой версии Access область переходов можно использовать не только для выполнения стандартных задач, но и для импорта данных из Microsoft Office Excel 2007 или службы Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 либо экспорта данных в эти приложения. Можно также использовать новую возможность сбора данных, предусмотренную в Microsoft Office Outlook 2007.
Область переходов обеспечивает ряд преимуществ по сравнению с использовавшимися раньше кнопочными формами. Например, можно управлять объектами базы данных, что было невозможным с помощью кнопочных форм. Кроме того, область переходов всегда остается видимой на экране в отличие от кнопочных форм, которые могут быть закрыты другими окнами.
Если не нужно просматривать сразу все объекты базы данных, а создание кнопочных форм нежелательно, можно создать пользовательские категории и группы объектов базы данных и отобразить в области переходов только эти категории и группы. Предположим, пользователь по утрам в пятницу запускает набор из трех отчетов. Чтобы не искать эти отчеты в списке объектов базы данных, можно создать специальную категорию в области переходов и поместить в нее группу ярлыков для нужных отчетов.
Кнопочные формы, созданные в предыдущих версиях Access, можно открыть и запустить в Access 2007, но их поведение может отличаться. Например, в предыдущих версиях Access многие кнопочные формы содержали кнопку или другой элемент управления для отображения окна базы данных. При щелчке на этом элементе управления в Access 2007 указатель мыши перемещается в область переходов, поскольку она заменяет окно базы данных.
На этом я пока что завершаю рассмотрение области перехода —я вернусь к ней позднее, в соответствующих разделах этой главы. А сейчас рассмотрим, каким образом можно настроить рабочую среду Access 2007.

Работа с файлами в Access 2007
Работа с файлами в Access 2007 подразумевает их открытие и сохранение. Остановимся подробнее на описании этих операций.
Сначала рассмотрим открытие уже созданного файла. Создание нового файла требуется далеко не всегда. Гораздо чаще пользователь выполняет редактирование созданного файла. Суть этого процесса заключается в том, что открывается созданный файла. Или можно пойти более длинным путем, щелкнув мышью на большой круглой кнопке Office, а затем, выбрав в появившемся меню команду Открыть. Как бы вы ни поступали, результат будет один —диалоговое окно Открытие документа.
Теперь осталось щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопке Открыть, после чего содержимое облюбованного вами файла появится на экране.
Обратите внимание на нижнюю стрелочку в правой части кнопки Открыть. После щелчка мышью на этой стрелочке пользователю становятся доступными следующие варианты открытия файлов: Открыть, Открыть для чтения, Монопольно, Монопольно для чтения. Назначение этих кнопок понятно без дополнительных объяснений.
Прежде чем продолжить рассмотрение методов создания компонентов баз данных, рассмотрим настройку рабочей среды Access 2007.

Настраиваем рабочую среду
Компания Microsoft приложила серьезные усилия, чтобы пользователи чувствовали себя свободно при работе с новой версией Office 2007, но у каждого свои индивидуальные склонности и пристрастия. Ничего страшного в этом нет, поскольку в Access параметры рабочей среды гибко подстраиваются в соответствии с потребностями того или иного пользователя. Остановимся подробнее на применяемой при этом методике.

Панель быстрого доступа
Уже упоминалось о том, что разработчики из компании Microsoft изучили статистику обращения к различным командам, после чего придумали такую полезную вешь, как панель быстрого доступа, на которую поместили самые полезные команды, с точки зрения Microsoft, разумеется.
Изначально эта панель включает три команды.
Файл, “быстрые”клавиши <Ctrl+S. Сохранение созданных файлов.
Отменить, “быстрые”клавиши <Ctrl+Z. Отмена выполненной операции. Как уже отмечалось, после щелчка левой кнопкой мыши на стрелке, находящейся справа от пиктограммы этой команды, отображается список из выполненных команд. Вы можете отменить любую из выполненных команд.
Вернуть, “быстрые”клавиши <Ctrl+Y. Повторение выполненной операции.
Команды, помещенные компанией Microsoft на панель быстрого доступа, весьма полезны, хотя иногда возникает необходимость в изменении этого стандартного набора. Подобная задача доступа даже начинающему пользователю.
Но прежде чем приступать к такого рода “радикальной”настройке, давайте попробуем просто изменить положение панели быстрого доступа. Для этого щелкните на двойной стрелке, находящейся в правой части панели быстрого доступа. После этого на экране отобразится меню, в котором нас пока что интересует только один пункт —Разместить под лентой. После этого панель быстрого доступа поместится под лентой, в области вкладки Главная, группа Буфер обмена. Если вы захотите ее вернуть обратно, нет ничего проще —повторно выберите этот пункт. Правда, его название изменится, и вы, наверное, догадываетесь, каким образом. Правильно догадываетесь —теперь этот пункт меню называется Разместить над лентой.
Теперь после краткого вступления приступим к самому интересному —к настройке панели быстрого доступа.
Вы уже поработали некоторое время и почувствовали, что помимо трех команд, изначально имеющихся на панели быстрого доступа, вам понадобится кое-что еще. Лента с вкладками и группами команд —это, конечно, хорошо, но намного проще единожды щелкнуть на панели быстрого доступа, чем постоянно “продираться сквозь дебри”лент и вкладок.
Для настройки содержимого панели быстрого доступа щелкните на двойной стрелке, находящейся в правой части этой панели, затем выберите команды из заранее подготовленного списка, которые вы хотели бы видеть на панели быстрого доступа. Набор этих команд не слишком велик. В принципе, компания Microsoft, которая всегда славилась умением поддерживать обратную связь с пользователями собственных программных продуктов, хорошо продумала список предварительно определенных команд, поэтому вы скорее всего найдете здесь то, что требуется.
Если же произойдет практически невероятное событие, и вы не найдете в этом списке команд, достойных “увековечения”на панели быстрого доступа, ничего страшного. Просто щелкните мышью на пункте Другие команды. Благодаря этому действию пред ваши ясные очи предстанет перегруженное различными параметрами диалоговое окно Параметры Access, раздел Настройка. Для начала добавим на панель быстрого доступа три часто используемые команды —Создать, Открыть и Таблица. Думаю, что вы согласитесь со мной в том, что эти команды достойны занять подобающее им место на панели быстрого доступа.
Вообще говоря, эти команды находятся в меню Настройка панели быстрого доступа, которое отображается после щелчка мышью на двойной стрелочке, находящейся в правой части панели быстрого доступа. Но мы не ищем легких путей, поэтому будем добавлять эти две команды в разделе Настройка диалогового окна Параметры Access.
Начнем с добавления команды Создать. Найдите ее в панели, отображаемой ниже поля Выбрать команды из, в котором выбрана категория Часто используемые команды. Итак, однократным щелчком левой кнопкой мыши выберите эту команду, затем щелкните на кнопке Добавить. Тут же эта команда появится в окне, в котором отображаются кнопки панели быстрого доступа. По умолчанию все команды в этом окне сортируются в алфавитном порядке. Если этот порядок вас не устраивает, можно его изменить. Для
этого используются кнопки с изображением стрелок, которые находятся справа от этого окна. Я воспользовался кнопкой с изображением стрелки, направленной вверх, чтобы поместить команду Создать в верхней части окна. После закрытия этого окна значок этой команды окажется в левой части панели быстрого доступа. Если вы по ошибке добавили на панель не ту команду, можете избавиться от нее тут же. Для этого предназначена кнопка Удалить, находящаяся слева от этой панели. Если вы хотите избавиться ото всех команд, неосторожно добавленных на панель быстрого доступа, щелкните на кнопке Сброс. И ваша панель приобретет первозданный вид.
Теперь добавим еще одну команду —Открыть. Выделите ее однократным щелчком левой кнопкой мыши, затем щелкните на кнопке Добавить. И напоследок добавим команду Таблица, воспользовавшись описанным выше алгоритмом. Отсортируйте команды в требуемом порядке, затем закройте диалоговое окно Параметры Access и любуйтесь вашей панелью быстрого доступа, “пополневшей”аж на три новых команды.
Но прежде чем вы это сделаете, давайте пройдемся по другим параметрам раздела Настройка диалогового окна Параметры Access.
В принципе, мы уже обо всем поговорили, осталось упомянуть о трех параметрах.
Список Настройка панели быстрого доступа. Два значения в этом списке —Для всех документов и Имя диска Jnymblимя 6азы_данных.accdb —определяют область применения выполненных вами изменений. Первое заданное по умолчанию значение определяет применение изменений в панели быстрого доступа ко всем базам данных, с которыми вы намереваетесь работать в будущем. Если же выбрать второе значение, то, как и следовало ожидать, измененная панель быстрого доступа появится только при работе с текущей базой данных, если же вы будете иметь дело с последующими базами данных, панель быстрого доступа вернется в исходное состояние.
Флажок Разместить панель быстрого доступа под лентой. Этот флажок позволит, “не отходя от кассы”, т.е. не покидая диалоговое окно Параметры Access, изменить положение панели быстрого доступа.
Еще раз посмотрите на новый облик панели быстрого доступа и если вас все устраивает, щелкните на кнопке ОК.
Продолжим настраивать нашу рабочую среду, для чего остановимся на двух других разделах диалогового окна Параметры Access, включающих наиболее часто применяемые параметры.

Диалоговое окно Параметры Access
В предыдущем разделе доступ к диалоговому окну Параметры Access осуществлялся из панели быстрого доступа. Естественно, что этот способ далеко не единственный, а в большинстве случаев далеко не самый короткий. Наиболее естественным является щелчок левой кнопкой мыши на большой круглой кнопке Office, которая находится в левом нижнем углу рабочего экрана, с последующим щелчком на кнопке Параметры Access, которая находится в нижней правой части отобразившегося меню. После этого отобразится диалоговое окно Параметры Access, состоящее из 10 разделов. Один из разделов мы уже рассмотрели, теперь рассмотрим еще несколько разделов, содержащие наиболее значимые параметры.

Основные
Этот раздел диалогового окна Параметры Access весьма желательно посетить сразу же после установки Microsoft Office Access 2007, чтобы не возвращаться к нему в дальнейшем.
Это окно также называется Изменение основных параметров Access.
Совершим виртуальное путешествие по параметрам, находящимся в этом диалоговом окне.
Флажок Всегда использовать ClearType. Этот флажок по умолчанию установлен, и я рекомендую не отменять его установку с тем, чтобы воспользоваться преимуществами новых шрифтов, входящих в комплект поставки Microsoft Office Access 2007.
Список Стиль всплывающих подсказок. Выберите в этом списке один из трех вариантов, определяющий стиль отображаемых на экране всплывающих подсказок.
Флажок Включить в подсказки сочетания клавиш. При установке этого флажка в подсказках отображаются комбинации клавиш, применяемые для вызова тех или иных команд.
Список Цветовая схема. В этом списке выбирается цветовая схема, применяемая при оформлении диалоговых окон и меню. По умолчанию выбрана цветовая схема Windows ХР, поскольку именно эта операционная система установлена на моем компьютере. Если у вас установлена ОС Windows Vista, можете выбрать соответствующую цветовую схему.
Список Формат файла по умолчанию. Если вас не заботят проблемы совместимости, оставьте в этом списке значение, выбранное по умолчанию, Access 2007.
Список Рабочий каталог. В этом списке определяется каталог, в котором размещаются все новые базы данных.
Список Порядок сортировки базы данных. Здесь определяется порядок сортировки записей в базе данных. В большинстве случаев следует оставить выбранный по умолчанию порядок —Универсальный.
В разделе Личная настройка Microsoft Office укажите свою фамилию и инициалы. Эти сведения будут применяться для пометки документов, создаваемых в Access 2007.
Кнопка Языковые параметры служит для выбора и настройки языков, применяемых при вводе и последующем редактировании документов. После щелчка на этой кнопке отображается диалоговое окно Языковые параметры Microsoft Office 2007, открытое на вкладке Язык интерфейса, в котором можно выбрать требуемые настройки.
А теперь перейдите на вкладку Языки редактирования и посмотрите на отобразившееся диалоговое окно. В левой панели этого окна перечислены языки, доступные для выбора. Выберите требуемый язык щелчком кнопки мыши, после чего щелкните на кнопке Добавить. После этого язык появится в правой панели —Включенные языки
редактирования. Если в дальнейшем этот язык не понадобится, можете удалить его, щелкнув на кнопке Удалить.
В списке Основной язык редактирования выбирается язык, который задается по умолчанию в качестве языка редактирования текста.
На вкладке О языковых параметрах находятся описания языков, выбираемых в этом диалоговом окне.

Текущая база данных
В разделе Текущая база данных диалогового окна Параметры Access определяются параметры создаваемых баз данных. Рассмотрим подробнее параметры этого диалогового окна.
Группа Параметры приложений. Набор параметров, находящийся в этой группе, обеспечивает “тюнинг”вновь создаваемых приложений Microsoft Office Access 2007: определение заголовка и значка приложения, параметры окна документа, формат хранения рисунков, а также некоторые другие параметры.
Группа Переходы. Здесь определяются параметры описанной выше области переходов. Флажок Область переходов обеспечивает отображение области переходов в рабочем окне Access. После щелчка на кнопке Параметры переходов отображается диалоговое окно Параметры переходов, в котором можно настроить состав объектов, отображаемых в этой области, а также способы работы с ними. Если вы имеете небольшой опыт общения с Access 2007, оставьте все как есть, обычно этого достаточно.
Группа Параметры ленты и панелей инструментов. Как и следует из названия этой группы, здесь определяются параметры лент и панелей инструментов Access 2007.
Группа Параметры автозамены имен. Команды, находящиеся в этой группе, определяют способы, применяемые в процессе автозамены имен. Группа Параметры автофильтра для базы данных. Команды, входящие в состав этой группы, определяют параметры автофильтра, применяемого в базе данных.

Таблица
В этом разделе диалогового окна Параметры Access настраивается внешний вид таблиц, создаваемых в Access 2007.
А теперь остановимся подробнее на рассмотрении параметров в этом диалоговом окне.
Группа Цвет по умолчанию. Команды, относящиеся к этой группе, определяют цвета отдельных элементов таблицы, заданные по умолчанию.
Группа Эффекты сетки и ячеек. Команды, входящие в состав данной группы, позволяют отобразить - скрыть линии сетки, изменить заданную по умолчанию ширину столбцов, а также применять различные эффекты при отображении ячеек таблицы.
Группа Шрифт по умолчанию. Команды из этой группы позволяют определить размеры, цвет, а также свойства шрифта, используемого для оформления создаваемых таблиц.
Конструкторы объектов
В этом разделе диалогового окна Параметры Access определяются основные параметры конструкторов объектов Access.
А теперь остановимся подробнее на рассмотрении параметров в этом диалоговом окне.
Группа Конструктор таблиц. Команды, входящие в состав этой группы, определяют типы и размеры полей, а также некоторые другие параметры конструктора таблиц.
Группа Конструктор запросов. Здесь настраиваются параметры конструктора запросов.
Группа Формы и отчеты. Здесь задаются параметры, определяющие шаблоны форм и отчетов, а также способы их выделения.
Группа Проверка ошибок. Набор флажков в этой группе обеспечивает проверку ошибок в процессе создания - изменения различных объектов Access. Оставьте значения по умолчанию, после чего Access будет “отлавливать”все категории ошибок.
Ну а теперь приступим к самому интересному —к созданию объектов Access, с помощью которых как из кирпичиков возводится здание базы данных.

Создание таблиц Access
Данные в реляционной базе данных хранятся в таблицах, не является исключением из этого правила и Access 2007.
Для создания таблицы может применяться один из следующих способов: в момент создания новой базы данных, вставка таблицы в существующую базу данных, а также импорт или создание ссылки на таблицу из другого источника данных,
такого как книга Microsoft Office Excel 2007, документ Microsoft Office Word 2007, текстовый файл либо другая база данных. При создании новой базы данных в нее автоматически вставляется новая пустая таблица, в которую можно ввести данные, позволяющие начать определение полей.
Я не буду повторяться и описывать создание новой таблицы, входящей в состав новой базы данных. Поэтому приступим к созданию новой таблицы в составе существующей базы данных, для чего следует выполнить следующие действия.
1. Щелкните на большой круглой кнопке Office, затем выберите команду Открыть.
2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных.
3. Теперь перейдите на вкладку Создание, затем в группе Таблицы щелкните на кнопке Таблица.
4. В базу данных вставляется новая таблица, которая открывается в режиме таблицы.
В процессе создания таблицы можно также воспользоваться готовым шаблоном. Для этого выполните следующие действия.
1. Щелкните на большой круглой кнопке Office, затем выберите команду Открыть.
2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите требуемую базу данных.
3. Теперь перейдите на вкладку Создание, затем в группе Таблицы щелкните мышью на кнопке Шаблоны таблиц.
4. В открывшемся списке выберите требуемый шаблон —я выбрал Контакты, затем щелкните на нем мышью.
5. Новая таблица появится на рабочем экране Access 2007, “пристыковавшись”к прежде созданной таблице.
Для создания новой таблицы с помощью импорта данных либо установки связи с ними выполните следующие действия.
1. Если вы намереваетесь воспользоваться существующей базой данных, щелкните на большой круглой кнопке Office, затем выберите команду Открыть.
2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте требуемую базу данных.
3. Если вы хотите создать новую базу данных, щелкните на большой круглой кнопке Office, затем выберите команду Создать. Затем выполните все необходимые действия, требуемые при создании новой базы данных.
4. Перейдите на вкладку Внешние данные, затем в группе Импорт выберите один из доступных источников данных. Я выбрал Excel, после чего отображается диалоговое окно выбора источника данных.
5. Выберите источник данных, а также установите первый переключатель в этом диалоговом окне.
6. После щелчка на кнопке ОК отображается диалоговое окно Импорт электронной таблицы.
7. Установите переключатель Листы и затем выберите первый лист, после чего щелкните на кнопке Далее.
8. В появившемся диалоговом окне можно установить флажок Первая строка содержит заголовки столбцов, если вы хотите, чтобы данные из первой строки таблицы применялись в качестве названий полей в базе данных Access. Затем щелкните на кнопке Далее.
9. В этом диалоговом окне можно описать каждое импортируемое поле, а можно ничего не описывать и оставить все как есть. По завершении щелкните на кнопке Далее.
10. В этом диалоговом окне создается первичный ключ для таблицы. Не мудрствуя лукаво, я выбрал переключатель Автоматически создать ключ, после чего щелкнул на кнопке Далее.
11. В завершающем окне мастера импорта щелкните на кнопке Готово, после чего отобразится информационное окно Сохранение шагов импорта. Установите флажок Сохранить шаги импорта, дабы в будущем не повторяться и воспользоваться результатами вашего труда, щелкните на кнопке Сохранить импорт.
Наша база данных довольно сильно “поправилась”и теперь состоит из трех таблиц, которые отображены в области переходов и в основной части рабочего окна.
И осталось нам рассмотреть еще один довольно экзотический способ создания таблиц в Access 2007 —на основе списков Share Point.
Для создания таблицы базы данных в этом случае следует импортировать список SharePoint либо создать связь с ним. Можно также создать новый настраиваемый список или новый список на основе встроенного шаблона. В Access 2007 включен целый ряд встроенных шаблонов, а именно Контакты, Задачи, Вопросы и События.
Для импорта списка SharePoint откройте базу данных, в которой будет создаваться таблица.
1. Щелкните на большой круглой кнопке Office, затем выберите команду Открыть.
2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных.
3. Теперь перейдите на вкладку Создание, затем в группе Таблицы щелкните мышью на кнопке Списки SharePoint.
4. Затем выберите использование существующего шаблона либо создание настраиваемого списка. Если был выбран первый вариант, например шаблон Задачи, отобразится диалоговое окно Создание нового списка: Задачи. Это же окно отобразится при выборе варианта Другой, но в данном случае будет создан настраиваемый список.
5. В поле Укажите узел SharePoint введите соответствующую URL - ссылку, а в поле Имя нового списка укажите название вашего списка.
6. Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по окончании экспорта. В противном случае отмените установку этого флажка.
7. Щелкните на кнопке ОК.
Вы также можете импортировать таблицы из существующих списков SharePoint. Для этого воспользуйтесь командой Списки БИагеРотСуществующий список SharePoint, находящейся в группе Таблицы вкладки Создание.

Добавление полей в таблицу Access
Вся информация базы данных хранится в полях. Так, например, в таблице Контакты можно создать поля с названиями Имя, Фамилия, Адрес, Телефон и т.д.
Переименовать столбец. При выборе имени поля учитывайте имеющееся ограничение —длина имени поля не может превышать 64 символа.
В процессе ввода данных в столбец Добавить поле Access 2007 автоматически распознает соответствующий тип данных для этого поля. Например, при вводе в столбец даты “.12.20062007 распознает, что введена дата, и задает для этого поля тип данных Дата/время. Если же автоматическое распознавание данных затруднено, задается тип данных Текстовый.
Чтобы явным образом задать тип данных и формат для поля, переопределив тип, назначенный в автоматическом режиме Access 2007, используйте команды в группе Форматирование и тип данных на вкладке Режим таблицы.
Для ручного задания типа данных поля выполните следующие действия.
1. Перейдите на вкладку Режим таблицы, затем в группе Форматирование и тип данных щелкните на пиктограмме Тип данных. Если вас не устраивает автоматически назначаемый формат, можно выбрать формат для поля вручную. Для этого выполните следующие действия.
1. Перейдите на вкладку Режим таблицы, затем в группе Форматирование и тип данных щелкните на пиктограмме Формат.
2. Выберите требуемый формат. При этом обратите внимание, что в случае выбора текстового типа данных для поля доступ к команде Формат невозможен.

Применение шаблонов полей
Для включения поля из области шаблона таблиц выполните следующие действия.
1. Убедитесь, что выбран режим просмотра таблицы.
2. Перейдите на вкладку Режим таблицы, затем в группе Поля и столбцы щелкните на пиктограмме Новое поле.
3. В области Шаблоны полей, которая отображается в правой части рабочего экрана, выберите понравившееся вам поле и перетащите его в текущую таблицу.
4. Новые поля появятся в нашей таблице.
Добавление полей из существующих таблиц
В том случае, когда используется база данных, включающая несколько таблиц, взамен дополнительной “головной боли”воспользуйтесь одним дополнительным преимуществом —добавить поле в существующую таблицу из другой таблицы.
Чаще всего эти таблицы связаны между собой, поскольку в реляционной базе данных данные сохраняются в отдельных таблицах, а затем определяются связи, с помощью которых СУБД по мере необходимости объединяет данные таблиц.
В Access 2007 обеспечивается создание новою поля с помощью его “заимствования”из другой таблицы, которая связана с исходной таблицей. В процессе добавления поля используется список полей, в котором отображаются поля из других таблиц базы данных, доступные в настоящий момент времени.
Для открытия области Список полей выполните следующие действия.
1. Щелкните на большой круглой кнопке Office, затем выберите команду Открыть.
2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных.
3. Перейдите в область переходов, затем дважды щелкните мышью на таблице, в которую нужно добавить существующее поле.
4. Таблица откроется в режиме просмотра таблицы.
5. Перейдите на вкладку Таблица, затем в группе Поля и столбцы щелкните на пиктограмме Добавить существующие поля.
6. В правой части рабочего экрана отображается область Список полей.
Внимательно присмотритесь к области Список полей. Как видите, здесь перечислены все остальные таблицы базы данных, сгруппированные по категориям.
В режиме просмотра таблицы область Список полей делится на две категории. Если поля относятся к таблице, которая связана с текущей таблицей, они попадают в категорию Доступные поля в связанной таблице. Все остальные поля находятся в категории Доступные поля в другой таблице. В рассматриваемом примере связанные таблицы не применяются, поэтому все поля отображаются во второй категории.
Обратите внимание, что рядом с каждой таблицей отображается знак “плюс”. Если щелкнуть на этом знаке левой кнопкой мыши, отображается список всех полей этой таблицы, доступных в текущей момент времени.
Теперь осталось добавить поля из области Список полей в вашу таблицу, для чего следуйте таким инструкциям.
1. Щелкните на большой круглой кнопке Office, затем выберите команду Открыть.
2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных.
3. Перейдите в область переходов, затем дважды щелкните мышью на таблице, в которую нужно добавить существующее поле.
4. После этого таблица откроется в режиме просмотра таблицы.
5. Перейдите на вкладку Таблица, затем в группе Поля и столбцы щелкните на пиктограмме Добавить существующие поля.
6. Перетащите выбранное поле из области Список полей в таблицу.
7. В нашем примере было выбрано поле Рабочий телефон, после завершения его перетаскивания появляется первое окно мастера Создание подстановки. В этом окне вы можете сразу же добавить дополнительные поля. Теперь осталось щелкнуть на кнопке Далее.
8. Во втором экране мастера подстановки выбирается порядок сортировки полей. Выберите требуемый порядок и щелкните на кнопке Далее.
9. В следующем окне определяется ширина столбцов, включающих столбец подстановки. Щелкните на кнопке Далее.
10. Теперь осталось щелкнуть на кнопке Готово, после чего новое поле благополучно попадет в вашу таблицу.
“Контакты”для каждого заказчика может определяться уникальный код заказчика, который будет являться первичным ключом этой таблицы.
В качестве первичного ключа следует использовать поле, которое обладает следующими характеристиками. Во-первых, с его помощью может однозначным образом определяться каждая строка. Во-вторых, весьма нежелательно, чтобы это поле было пустым. В-третьих, это поле не следует изменять.
Первичный ключ определяется для всех таблиц. На его основе конструируется индекс, ускоряющий выполнение запросов и операций. Кроме того, Access 2007 проверяет наличие и уникальность значений в поле первичного ключа.
Для перехода в режим конструктора воспользуйтесь одним из следующих трех способов.
Щелкните правой кнопкой мыши на имени таблицы в области переходов и выберите команду Конструктор.
Щелкните мышью на кнопке Конструктор в панели состояния Access.
Для определения первичного ключа следует выполнить такие действия.
1. Откройте таблицу в режиме конструктора. Выберите поле или поля, которые будут использованы в качестве первичного ключа.
2. Чтобы выделить одно поле, щелкните в области выделения строки нужного поля.
3. Для выделения нескольких полей щелкните в области выделения каждого поля, удерживая нажатой клавишу <Ctrl.
4. Теперь на вкладке Конструктор выберите группу команд Сервис и щелкните на кнопке Ключевое поле.
5. Выделенные нами поля Фамилия и Рабочий телефон станут ключевыми, о чем свидетельствует пиктограмма с изображением ключика слева от каждого поля.
Если требуется удалить созданный первичный ключ, то, находясь в режиме конструктора таблица, выделите ключевые поля, затем на вкладке Конструктор выберите группу команд Сервис и щелкните мышью на кнопке Ключевое поле.

Формы
После завершения создания необходимых таблиц вам потребуются формы, с помощью которых вводятся и изменяются данные в таблицах, осуществляемые обычным пользователем. Согласитесь, что довольно опасно предоставлять доступ к среде Access 2007 непрофессионалам, да и к тому же формы значительно ускоряют ввод данных.

Создание форм
Формы в Access 2007 могут создаваться самыми разными методами. Например, используя команду Форма, начинающий пользователь может создать форму единственным щелчком мыши. При использовании этого средства все поля базового источника данных размещаются в форме. Созданную вами форму можно применять в практических целях либо изменить ее, воспользовавшись режимом макета или конструктора.
Для того чтобы создать форму, используя команду Форма, выполните следующие действия.
1. Перейдите в область переходов, затем щелкните мышью на таблице или запросе с данными, на основе которых будет создана форма.
2. Перейдите на вкладку Создание, выберите группу Формы, затем щелкните мышью на пиктограмме Форма.
3. После непродолжительной паузы Access 2007.
Если вы планируете использовать только что созданную форму в дальнейшем, сохраните ее, щелкнув на пиктограмме Сохранить, которая находится на панели быстрого доступа. Сохраненная форма появится в области переходов.

Создание разделенных форм
В Access 2007 появилась новая разновидность форм, так называемые разделенные формы. Благодаря этим формам обеспечивается два представления данных —в режиме формы и в режиме таблицы.
Для создания разделенной формы выполните следующие действия.
1. Перейдите в область переходов, затем щелкните мышью на таблице или запросе с данными, на основе которых будет создана разделенная форма.
2. Перейдите на вкладку Создание, выберите группу Формы, затем щелкните мышью на пиктограмме Разделенная форма.
3. После непродолжительной паузы Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета вместе с сопровождающей таблицей. Находясь в этом режиме, можно вносить изменения в структуру формы при одновременном отображении данных. Например, при необходимости можно настроить размер полей в соответствии с вводимыми данными.
Создание форм с помощью команды Несколько элементов
В созданных формах одновременно отображается только одна запись. Бывает так, что нужно создавать форму, в которой отображается сразу несколько записей. Именно в подобных случаях пригодится команда Несколько элементов. Для создания формы, одновременно отображающей несколько записей, выполните следующие действия.
1. Перейдите в область переходов, затем щелкните мышью на таблице или запросе с данными, на основе которых будет создана форма.
2. Перейдите на вкладку Создание, выберите группу Формы, затем щелкните мышью на пиктограмме Несколько элементов.
3. После непродолжительной пары Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета.
Наверное, вы уже обратили внимание на то, что только что созданная форма внешне напоминает таблицу. Данные расположены в строках и столбцах, одновременно отображается несколько записей. Но это сходство только внешнее, поскольку этот вид формы может включать графические элементы, кнопки, а также ряд других элементов управления.
Создание форм с помощью мастера форм
Используя мастер форм, можно создавать более гибкие формы, причем непосредственно в процессе создания можно определять способ группировки и сортировки данных, а также включить в форму поля из нескольких таблиц или запросов при условии, что были заранее определены отношения между этими таблицами и запросами.
Для создания формы с помощью мастера форм выполните следующие действия.
1. Перейдите в область переходов, затем щелкните мышью на таблице или запросе с данными, на основе которых будет создана форма.
2. Перейдите на вкладку Создание, выберите группу Формы, затем щелкните мышью на пиктограмме Другие формы, выбрав в открывшемся меню пункт Мастер форм.
3. В окне Создание форм перейдите в область Доступные поля, затем, щелкая мышью на стрелочке, “перегоните”требуемые вам поля в область Выбранные поля, затем щелкните мышью на кнопке Далее.
4. Во втором окне мастера создания форм следует выбрать внешний вид вашей будущей формы —я установил переключатель Выровненный. Щелкните мышью на кнопке Далее.
5. В следующем окне мастера следует выбрать стиль создаваемой вами формы —я выбрал стиль Поток. Щелкните мышью на кнопке Далее.
6. В завершающем окне мастера следует выбрать переключатель Открыть форму для просмотра и ввода данных либо переключатель Изменить макет формы.
7. Установите переключатель Открыть форму для просмотра и ввода данных, после чего щелкните мышью на кнопке Готово. Результат наших стараний вы можете видеть.
8. Если выбрать переключатель Изменить макет формы и щелкнуть мышью на кнопке Готово, произойдет переключение в режим конструктора форм, о котором мы поговорим в дальнейшем.

Создание пустой формы
Довольно часто бывает так, что вам требуется форма, которую нельзя создать с помощью мастера либо рассмотренных нами инструментов по созданию форм. В этом случае рекомендуется воспользоваться командой Пустая форма для создания “болванки”формы, которую в дальнейшем вы сможете “наполнить”собственным содержимым. Этот метод особенно эффективен в том случае, когда требуется создать сравнительно небольшую форму, содержащую всего лишь несколько полей.
Для создания пустой формы выполните следующие действия.
1. Перейдите в область переходов, затем щелкните мышью на таблице или запросе с данными, на основе которых будет создана форма.
2. Перейдите на вкладку Создание, выберите группу Формы, затем щелкните мышью на пиктограмме Пустая форма.
3. Теперь вы можете “начать с нуля”, наполняя только что созданную форму своим содержимым.
4. Обратите внимание на область Список полей, отображаемую в правой части рабочего экрана. Перейдите в эту область, щелкните на знаке “плюс”рядом с таблицей или таблицами, содержащими поля, которые вы намереваетесь включить в форму.
5. Чтобы добавить поле к форме, дважды щелкните на нем или перетащите его на форму. Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните на них последовательно, удерживая нажатой клавишу <Ctrl. Затем перетащите выбранные поля на форму.
6. Перейдите на вкладку Формат и выберите группу команд Элементы управления. С их помощью можно добавить на форму такие “штучки”, как эмблему компании, заголовок, номера страниц или дату и время.
7. На 6.59 вы можете видеть то, во что превращается ваша “болванка”в течение нескольких минут.

Конструктор форм
Перейти в режим конструктора форм проще всего щелчком на соответствующей пиктограмме, находящейся в нижней правой части рабочего экрана Access 2007.
В этом режиме пользователю предоставляются практически неограниченные возможности по созданию форм. Так, упомянутые ранее элементы управления представляют собой лишь малую часть того, что предоставляет пользователю конструктор форм. Поговорим о них подробнее в следующем разделе.

Элементы управления
Элементы управления —это объекты, применяемые для придания дополнительных удобств интерфейсу пользователя. Они, как правило, используются для отображения данных или выполнения других действий и позволяют просматривать соответствующие сведения и работать с ними, например надписи и рисунки. Чаще всего применяется такой элемент управления, как поле —именно с ним вы неоднократно имели дело. Также широко применяются другие элементы управления, такие как надписи, флажки и элементы управления подчиненных форм и отчетов.
Элементы управления делятся на присоединенные, свободные и вычисляемые.
Отличительной особенностью присоединенного элемента управления является то, что в качестве источника данных для него используется поле таблицы или запроса. Как правило, подобные элементы управления применяются для отображения значений полей базы данных, которые могут быть следующего типа: текстовое, числовое, логическое, дата, рисунок или диаграмма.
Отличительная черта свободного элемента управления —отсутствие источника данных.

Работа с конструктором форм
После перехода в режим конструктора форм отображается вкладка Конструктор, включающая набор команд, предназначенных для “конструирования”форм.
Давайте рассмотрим, какие возможности предлагает пользователю конструктор форм, а затем воспользуемся ими на практике.
Прежде всего обратите внимание на то, каким образом изменяется рабочий экран Access 2007 в этом режиме.
Как и прежде, в левой части экрана отображается область перехода, обеспечивающая быстрый переход между различными объектами базы данных —формами, таблицами и т.д.

В центре рабочего экрана отображается наша форма, разлинованная для упрощения позиционирования отдельных полей.
В правой части рабочего экрана вы видите окно свойств, с которым стоит познакомиться поближе.
В находящемся в верхней части окна поле списка можно выбрать объект базы данных, свойства которого просматриваются в текущий момент времени —форма или отдельное поле этой же формы.
В зависимости от вашего выбора изменяется перечень свойств, отображаемый ниже.
Обратите внимание, что перечень свойств отображается на пяти вкладках для удобства их просмотра. Это связано с огромных количеством свойств, так для формы их насчитывается около сотни. Если вы хотите просматривать свойства одновременно, выберите вкладку Все.
Я не буду подробно останавливаться на описании свойств формы, замечу лишь, что, как правило, менять их значения нет никакой необходимости без крайней на то потребности.
А теперь вернемся к инструментальной вкладке, отображаемой в режиме конструктора форм.
В группе Представления вы можете выбрать вид рабочего экрана формы.
Режим формы. Стандартный режим, в котором создаются и редактируются простейшие формы. При выборе этого режима отображается вкладка Главная, в левой части рабочего экрана отображается область переходов, а в центральной части —форма со всеми определенными раньше полями.
Режим макета. В этом режиме, предназначенном для пользователей со средним уровнем подготовки, вы получаете возможность изменять свойства полей формы, определять формат полей формы, а также изменить макет формы в целом —группа команд Автоформат. Здесь же доступен ограниченный набор элементов управления, которые используются в составе вашей формы.
Режим конструктора. Этот режим, предоставляющий наибольшие возможности создания и редактирования форм, предназначен для опытных пользователей.
Команды в группе Шрифт обеспечивают форматирование текста в широких пределах —вы можете выбирать размер шрифта, его цвет, выбирать подчеркнутый текст и т.д.
Группа команд Элементы управления обеспечивает вставку в форму готовых элементов управления. Для вставки элемента управления в форму достаточно щелкнуть на нем левой кнопкой мыши, затем щелкнуть мышью в области формы, где будет вставлен этот элемент управления. Если требуются дополнительные элементы управления, щелкните на пиктограмме Вставить элемент ActiveX. В результате этого действия отображается диалоговое окно Вставка элемента ActiveX. Выберите элемент управления, затем щелкните на кнопке ОК.
Команды в группе Сервис позволяют добавлять поля в форму из списка созданных полей —пиктограмма Добавить существующие поля. После щелчка на этой пиктограмме отобразится область Список полей. Вам остается лишь перетащить нужные поля на форму.
После щелчка на пиктограмме Страница свойств отображается уже знакомое вам окно свойств.
В этой же группе команд присутствует такая экзотичная возможность, как доступ к исходному коду. Щелкните на этой пиктограмме, после чего откроется окно Microsoft Visual Basic, в котором отображается исходный код вашей базы данных.
Ну а теперь воспользуемся возможностями конструктора форм и создадим форму, включающую подчиненную форму. При этом главная форма связана с подчиненной формой отношением “один - ко - многим”.
Сначала ответим на вопрос “Что представляет собой подчиненная форма?”Если в процессе создания форм вы включаете одну форму в другую, то включенная форма называется подчиненной формой, а включающая ее форма —главной формой. Как правило, подчиненные формы используются при отображении данных из таблиц, включающих отношения “один - ко - многим”. При этом главная форма отображает сведения, имеющие отношение к стороне “один”, а подчиненная форма —данные, имеющие
отношение к стороне “многие”. Так, например, если в базе данных имеются таблицы “Продукты”, “Овощи”и “Фрукты”, основная форма отображается сведения из первой таблицы, а подчиненная форма —сведения из остальных двух таблиц.

Отчеты
Инструментальные средства Microsoft Office Access 2007 обеспечивают создание отчетов практически любой степени сложности. Структура отчета может быть как очень простой, так и очень сложной —сводный отчет о продажах, сгруппированный по различным областям.
Создание любого отчета начинается с определения источника данных. На втором этапе можно воспользоваться мастером отчетов, который в интерактивном режиме обеспечивает “конструирование”отчета.
Проще можно создать отчет с помощью команды Отчет, которая находится в группе Отчеты на вкладке Создание. При этом происходит незамедлительное формирование отчета без запроса дополнительной информации. Причем в этот отчет включаются все записи базовой таблицы или запроса.
1. Перейдите в область переходов, затем щелкните на таблице или запросе, используемых для создания отчета.
2. Перейдите на вкладку Создание, затем в группе Отчеты щелкните на пиктограмме Отчет.
3. При этом будет немедленно создан отчет.
4. Теперь сохраните отчет, нажав клавиши <Ctrl+S. Закройте отчет и таблицу, которая служит источником записей для него.
Теперь создадим отчет с помощью мастера отчетов, который предоставляет гораздо больше возможностей и обеспечивает большую степень гибкости. В частности, вы можете определить способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если были заданы отношения между этими таблицами и запросами.
1. Перейдите на вкладку Создание, затем в группе Отчеты щелкните на пиктограмме

Мастер отчетов.
2. В первом окне мастера отчета выберите таблицу и поля в этой таблице, которые будут включены в отчет. Затем щелкните на кнопке Далее.
3. В следующем окне выбираются уровни группировки в отчете, щелкните на кнопке Далее.
4. В этом окне выбирается порядок сортировки записей, щелкните на кнопке Далее.
5. В этом окне выберите макет отчета и щелкните на кнопке Далее.
6. В следующем окне можно настроить стиль отображения отдельных элементов отчета, затем щелкните на кнопке Далее.
7. В завершающем окне создания отчета выберите предварительный просмотр макета отчета и щелкните на кнопке Готово. Перед вами отобразится отчет в том виде, в котором он выводится на печать.
8. Если нужно добавить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, не щелкайте в мастере отчетов на кнопках Далее или Готово после завершения выбора полей из первой таблицы или запроса. Повторите процедуру выбора для другой таблицы или запроса, а также выберите щелчком мыши другие поля, которые добавляются в отчет.
Обратите внимание, что в процессе предварительного просмотра отчета отображается вкладка Предварительный просмотр, обеспечивающая просмотр различных элементов только что созданного отчета.
Для создания некоторых отчетов перечисленные выше команды Отчет и Мастер отчетов малопригодны. Спасением в подобной ситуации может явиться команда Пустой отчет, которая позволяет легко и быстро создать “болванку”отчета, особенно если он будет включать небольшое количество полей. Для создания такого отчета выполните следующие действия.
1. Перейдите на вкладку Создание, затем в группе Отчеты щелкните на пиктограмме Пустой отчет.
2. После этого создается “болванка”отчета, в правой части рабочего экрана отображается список полей, которые могут добавляться в будущий отчет.
3. Для добавления полей в отчет в области Список полей щелкните на знаке “плюс”рядом с каждой из таблиц, содержащих поля, которые необходимо включить в отчет.
4. Теперь по очереди перетащите каждое из полей в отчет либо, нажав и удерживая клавишу <Ctrl, выберите несколько полей и перетащите их одновременно.
5. Теперь, используя набор инструментов, представленных на вкладке Форматирование, можно кардинальным способом улучшить отчет, превратив его в “конфетку”.
А теперь переключитесь в режим конструктора отчетов и посмотрите, как изменился вид рабочего экрана Access 2007. Для переключения щелкните на соответствующем значке в правом нижнем углу рабочего экрана.
Обратите внимание, что в этом режиме отчет отображается в режиме структуры, о которой мы сейчас поговорим подробнее.
На этом я завершаю краткое рассмотрение методов, применяемых для создания отчетов.

Запросы
А сейчас мы приступим к рассмотрению одного из самых сложных вопросов —создание запросов на выборку. Естественно, мы не будем “углубляться в дебри”языка SQL и создавать архисложные отчеты —это тема совсем другой книги. Наша же задача —дать начальные сведения по этому вопросу.
Используя запросы на выборку, можно получить отображение данных из базы данных в табличном представлении.
1. В области переходов выделите таблицу, на основе которой создается запрос.
2. Введите в эту таблицу данные, на основе которых будет создаваться запрос.
3. Перейдите на вкладку Создание, выберите группу Другие, затем щелкните на пиктограмме Мастер запросов.
4. В первом окне мастера Новый запрос выберите тип запроса. Я выбрал Простой запрос. Затем щелкните на кнопке ОК.
5. В следующем окне Создание простых запросов, выберите таблицу, на основе которой создается запрос, затем выберите требуемые поля.
6. В следующем окне выберите тип отчета —Подробный или Итоговый. При выборе подробного отчета выводится каждое поле, относящееся к каждой записи. После этого щелкните на кнопке Далее.
7. В следующем диалоговом окне выберите режим просмотра отчета либо режим изменения его макета и щелкните на кнопке Готово.
8. Созданный вами запрос занимает подобающее ему место в центре рабочего экрана.
Для изменений созданного запроса следует перейти в режим конструктора запросов. Обратите внимание, что здесь же отображается пиктограмма режима, в котором осуществляется просмотр и редактирование исходного кода, —SQL.

Завершающие штрихи
Ряд команд, находящихся на вкладке Работа с базами данных, обеспечивают поддержку созданной базы данных.
Команды из группы Макрос позволяют запустить на выполнение готовый макрос либо вызвать окно редактора Visual Basic, с помощью которого обеспечивает создание новых макросов.
В группе Показать или скрыть определяется отображение или сокрытие различных компонентов базы данных. Так, например, если щелкнуть на пиктограмме Схема данных, отобразится схема связей между различными таблицами данных.
Команды в группе Анализ обеспечивают анализ быстродействия разработанной базы данных, а также позволяют просмотреть созданные объекты базы данных.
На этом я завершаю рассмотрение работы с Access 2007. Конечно, многие вопросы остались незатронутыми, особенно, что касается написания сложных запросов. Увы, рамки книги не позволяют углубляться в сложные материи.